Project Management - Phase 1 启动（Initiating）

Shao Zelian, 08 Jun 2025

Key Activities

项目启动需要做好充足的准备工作。

项目启动会（Project Kick-off Meeting）

召开正式的项目启动会是每个项目必不可少的步骤。在召开启动会之前，做好充足的准备工作是非常有必要的，特别是提前与项目的赞助人（sponsor）和关键干系人（Key Stakeholder）沟通获得他（她）们的支持是最好的实践，这有助于项目的顺利开始。一个准备充分、有条理召开的启动会可以增加重要干系人对项目成功的信心和对项目经理的信任，也是项目经理表现自己专业能力的最佳机会。

会议之前的主要准备工作包括：

• 项目经理要非常清楚项目的执行策略（Strategy）和方法（Approach）。比如指导项目执行的方法论（Methodology: waterfall/agile），工作任务包划分（Work Package）,主要的里程碑（Milestone），是否分阶段（Phase）执行等等。
• 准备项目启动会材料（通常以演示文稿形式）。
• 识别关键干系人并计划列入会议邀请人员名单。
• 预约参会人员时间，发送正式启动会邀请。

Key Deliverables

在这个过程中，启动会材料至关重要，启动会材料是项目经理沟通项目策略、方法、计划和获得支持的重要载体。当然，启动会材料仅仅是项目经理对项目整体把握的思想体现，如何有条理有信心地表达清楚并且让参会人理解是最重要的。

项目章程（Project Charter）

项目章程是一份正式的简短的项目授权书。项目章程应当简洁并且目的明确，就是为了得到赞助人和关键干系人的授权和审批。所以项目章程与项目简介或项目计划不同。

一般来讲项目章程仅包含项目目标、范围和职责，具体章节和内容可以参考以下示例，更多关于项目章程可以参考文章。

• Project name
  Name your project. Make sure this is descriptive enough that most people will understand what you’re working on.
• Project manager
  Who is the point of contact for this project?
• Last revision date
  Your project charter is a living document. Including the last revision date can be helpful for team members who are frequently checking back on the charter.
• Project purpose
  Why are you working on this project?
• Project objectives
  What deliverables and assets do you plan to achieve by the end of the project?
• Project scope
  What are the boundaries of your project deliverables? Which initiatives are not included in the project?
• Project team and resources
  Who is working on this project? Which resources (e.g. people, tools, and budget) are available for this work.
• Stakeholders and approvers
  Who are the project stakeholders? Who needs to approve the project charter or any project deliverables?

启动会材料（Kick-off Slides）

通常情况下，项目启动会材料应当具备以下章节。

• 会议目的概述（可选，一般适用于比较高级的管理层会议）
• 项目介绍（Introduction）

  背景（Background）和目标（Goal）。
  项目范围（范围内/外 In-scope / Out-of-scope）
  项目周期（Project Schedule）。包含工作包（Work Package）划分、阶段（Phase）、主要里程碑（Key Milestone）和关键交付物（Deliverable）。
  风险分析（Risk Assessment）。识别可能发生的重大风险、可行的应对方案以及需要的支持。建立风险管理列表（ 示例）定期审查、更新和汇报。

• 角色和职责（Roles & Responsibilities）。项目执行的组织架构包括委员会（Steering Committee）、项目经理和项目组成员以及承担的角色。
• 沟通计划（Communication Plan）。一般包括项目组沟通会议和项目汇报会议，会议的目的、大致内容和频次需要明确。
• 项目管理及沟通工具（Project Management Tools）。包括会议工具（比如Teams, Zoom等），文档库（比如Teams Channel, Shared Drive，Confluence等），需要注意的是，提前制定文档规则和文档库结构非常重要，避免在项目执行过程中的信息散落在不同的地方。
• 下一步计划（Actions and Follow-up）。明确指出下一步的重要任务及分工，以及下次汇报的时间和主要内容。
• 问答（Q&A）及会议总结。